Znaczna część przedsiębiorców korzysta z usług oferowanych przez profesjonalne biura rachunkowe. Dzieje się tak zwłaszcza w przypadku mniejszych firm, gdzie zatrudnienie księgowego na etacie jest mało opłacalne. Opcja z wynajęciem biura świadczącego usługi rachunkowe jest korzystniejsza finansowo. Właściciel firmy może w całości skupić się na podstawowej działalności i nie obawiać się o stale zmieniające się przepisy podatkowe. Cennik biura rachunkowego czasami obejmuje dodatkowe świadczenia. Przykładowo, w razie kontroli skarbowej przedsiębiorca może scedować na biuro obsługę audytu. Czy oznacza to jednak, że biuro ponosi całkowitą odpowiedzialność za ewentualne błędy w rozliczeniach? Jaki jest zakres odpowiedzialności biura rachunkowego?
Zakres współpracy z biurem rachunkowym
Zakres współpracy z biurem rachunkowym może ograniczać się do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów lub obejmować pełną księgowość, jak również doradztwo podatkowe. Cennik usług księgowych zależy w dużej mierze od obszaru, który zostaje powierzony do prowadzenia. Do zadań biur rachunkowych należy m.in.:
- przygotowywanie dokumentów niezbędnych na etapie rejestracji działalności klienta,
- uzyskanie NIP oraz zgłoszenie przedsiębiorstwa do urzędu skarbowego, ZUS i innych instytucji,
- prowadzenie księgi przychodów i rozchodów lub ksiąg rachunkowych,
- prowadzenie ewidencji dla celów podatkowych, wysyłanie deklaracji do US,
- pośredniczenie w przekazywaniu składek ZUS,
- obsługiwanie kontroli z urzędu skarbowego,
- doradztwo księgowe i podatkowe.
W przypadku podmiotów, które decydują się na powierzenie prowadzenia księgowości firmie zewnętrznej, należy pamiętać o obowiązku zgłoszenia tego faktu w terminie 7 dni do urzędu skarbowego i przekazaniu danych kontaktowych do biura.
Odpowiedzialność przedsiębiorcy a odpowiedzialność biura
Pozornie wydawać by się mogło, że powierzenie usług księgowych profesjonalnemu biuru oznacza całkowite przeniesienie odpowiedzialności. Nie jest to jednak prawdą. Zgodnie z art. 26 Ordynacji podatkowej, za zobowiązania podatkowe odpowiada całym swoim majątkiem podatnik, czyli przedsiębiorca. Tym samym, podpisanie umowy z biurem rachunkowym nie zwalnia przedsiębiorcy od odpowiedzialności z tytułu podatków. Oznacza to, że w przypadku wykrycia przez kontrolę skarbową nieprawidłowości polegających np. na zaniżaniu kwot zobowiązania podatkowego lub źle prowadzonej ewidencji VAT, ewentualne kary finansowe dotkną przedsiębiorcę. W sytuacji jeśli przedsiębiorca dysponuje dowodami, że nieprawidłowości powstały na skutek błędów lub zaniedbań biura, może dochodzić na drodze sądowej odszkodowania. Biuro księgowe ponosi bowiem odpowiedzialność odszkodowawczą na podstawie art. 471 Kodeksu cywilnego, w ramach odpowiedzialności kontraktowej. Biuro nie ponosi żadnej odpowiedzialności, w razie jeśli to przedsiębiorca nie przekazywał do biura w wymaganym terminie niezbędnej dokumentacji, fałszował dokumenty albo wystawiał fikcyjne faktury.
Zakres odpowiedzialności biura
Fakt, że przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za swoje zobowiązania podatkowe nie jest równoznaczny z tym, że prowadzenie biura rachunkowego jest wolne od odpowiedzialności. Wprost przeciwnie, biuro świadczące usługi księgowe ponosi znaczną odpowiedzialność, na podstawie przepisów prawa cywilnego, Kodeksu Karnego Skarbowego, Kodeksu karnego oraz Ustawy o rachunkowości.
Odpowiedzialność cywilna
Jak była mowa wcześniej, biura rachunkowe ponoszą odpowiedzialność odszkodowawczą na drodze cywilnej, dotyczącą błędnego lub nierzetelnego prowadzenia ksiąg. Każde biuro jest zobowiązane do posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, z tytułu szkód powstałych w wyniku działania lub zaniechania. Z tego względu, przed podpisaniem umowy z biurem rachunkowym przedsiębiorca powinien zweryfikować, czy posiada ono ubezpieczenie OC i do jakiej kwoty. Minimalna suma gwarancyjna w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte ubezpieczeniem OC, wynosi równowartość 10 tys. EUR.
Odpowiedzialność karno-skarbowa
Zgodnie z zapisem art. 9 § 3 Kodeksu Karnego Skarbowego, za przestępstwa lub wykroczenia skarbowe odpowiada nie tylko sprawca, ale także osoba zajmująca się sprawami finansowymi danego podmiotu, a więc przedstawiciel biura rachunkowego.
Odpowiedzialność karna
Osoby prowadzące biura rachunkowe podlegają odpowiedzialności karnej, w przypadku jeśli swoją działalnością wyrządzą osobie fizycznej lub przedsiębiorcy szkodę, na skutek ukrywania, podrabiania lub fałszowania dokumentów. Ma tutaj zastosowanie art. 303 Kodeksu karnego, który dotyczy także szkód wyrządzonych z powodu nieprowadzenia dokumentacji gospodarczej, bądź prowadzenia jej w sposób nierzetelny. Za czyny te grozi kara do 3 lat pozbawienia wolności.
Odpowiedzialność na podstawie Ustawy o rachunkowości
Odpowiedzialność biura rachunkowego definiuje ponadto Ustawa o rachunkowości. Jak wynika z treści art. 77, prowadzenie ksiąg rachunkowych wbrew przepisom lub podawanie w księgach nierzetelnych danych, zagrożone jest karą grzywny lub pozbawienia wolności do 2 lat.